Ainda que 87% das empresas afirmem se preocupar em reduzir o uso do papel no escritório, 63% das companhias brasileiras de todos os portes e segmentos ainda não adotaram o processo de assinatura digital e/ou eletrônica; continuam gastando recursos naturais ao usar papel e caneta para assinar documentos e lidando com os problemas relacionados ao seu armazenamento. A conclusão vem de uma pesquisa inédita da Serasa Experian, que mostra ainda que dos empresários entrevistados que já tiveram problemas relacionados à segurança do papel, 76% sinalizaram o extravio como o principal motivo, seguido de prejuízo financeiro (10%), vazamento de informações (10%) e fraudes de identidade (5%). Outras situações mencionadas foram fenômenos naturais, como chuvas e enchentes, e perda.
“Ter um documento físico exige muito cuidado no manuseio e envio para as partes envolvidas. O papel abre brechas para fraudes e desvios de informações, o que pode trazer prejuízos consideráveis para uma companhia. O uso de assinatura digital nos processos traz mais segurança, praticidade e economia, além de poupar os recursos naturais e preservar o meio ambiente”, diz o diretor de Identidade Digital da Serasa Experian, Maurício Balassiano.
Outro fator crítico que interfere no cuidado com os documentos em papel é o armazenamento, ainda mais considerando a proximidade da Lei Geral de Proteção de Dados, que exige segurança e transparência no tratamento de dados pessoais. Segundo a pesquisa da Serasa Experian, das empresas que assinam documentos de forma tradicional, apenas 5% armazenam eletronicamente e depois descartam os papeis. 47% guardam no ambiente digital, mas ainda ficam com os documentos físicos por um determinado tempo e 44% só arquivam os papeis, ou seja, não fazem uma versão eletrônica. Os outros 5% utilizam demais alternativas.
“Fica muito mais trabalhoso e caro controlar um processo quando ele é feito em ambiente físico. Com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados, as empresas vão ter que se adequar para proteger os dados pessoais contidos nos documentos e assegurar os direitos dos titulares em relação a tais dados. Por isso, criar um processo digital será fundamental”, reforça Balassiano.
Assinatura digital traz velocidade aos negócios
Outro ponto que impacta diretamente as empresas é o tempo para a finalização de um contrato assinado. Das companhias dos segmentos de comércio e serviços com 50 a 99 funcionários, por exemplo, que trabalham com a assinatura tradicional, 50% conseguem finalizar seus contratos em até 5 dias. Já empresas com as mesmas características que afirmam atuar com assinatura online, 100% conseguem finalizar dentro do mesmo prazo.
“Algumas companhias já utilizam o certificado digital para cumprir com seus compromissos fiscais mensalmente, mas às vezes desconhecem que é possível assinar documentos digitalmente com o mesmo certificado. Ainda assim, muitas ainda não adotaram esse formato digital em seus processos. É importante destacar além das empresas, as pessoas físicas também podem assinar seus documentos e que esse tipo de assinatura possui validade jurídica, Lei 11.419, de 2006”, diz Balassiano.
O tempo menor para assinar contratos está entre os benefícios apontados pelos respondentes da pesquisa, junto de mais segurança na troca de informações, menos burocracia, menos espaço para armazenar documentos e redução do uso de papel. Entre as empresas que já adotaram a assinatura digital, 44,7% a utilizam há mais de três anos, 25,1% usam entre um e três anos, 15,3% a menos de seis meses, 13,5% de seis meses a um ano e 1,5% não sabe.
